IT Administrado y Ciberseguridad para Contabilidad y Firmas CPA
Tus semanas más duras son previsibles y no perdonan. Mantenemos los archivos de clientes accesibles, el software fiscal funcionando y el correo con declaraciones sensibles fuera de manos equivocadas.
Una práctica que vive de fechas límite y archivos confidenciales
La contabilidad tiene una forma particular. Buena parte del año la oficina avanza a ritmo constante, y luego llega la temporada de declaraciones y cada hora cuenta. Revisiones, compilaciones, nóminas y prórrogas se acumulan, y la tecnología que era suficiente en julio de pronto es lo que separa a tu equipo de una declaración terminada.
Debajo de la presión de fechas hay algo más pesado: la naturaleza de los archivos. W-2, estados de cuenta bancarios, registros de nómina y libros completos de clientes. Un solo buzón expuesto puede afectar a decenas de negocios a la vez, y las obligaciones de notificación que siguen no son menores.
Mantenemos el entorno que sostiene todo eso, estaciones, servidores o escritorios en la nube, acceso al software fiscal, almacenamiento documental, respaldos y seguridad de correo, para que la temporada sea un problema de agenda y no de sistemas. Y lo hacemos de una forma que puedas explicar a un cliente que pregunte cómo se protege su información.
Lo previsible es la capacidad. Cada febrero alguien necesita una estación que corra el paquete fiscal sin arrastrarse, una impresora que aguante una declaración de 60 páginas y un escáner que procese la caja de recibos de un cliente. Cuando el equipo tiene un año más de vida útil, esos pequeños retrasos se multiplican en todo el equipo durante tres meses.
Lo menos obvio es la dispersión de archivos. Un despacho acumula portales de clientes, un sistema de gestión documental, unidades compartidas y una cantidad sorprendente de archivos viviendo en escritorios individuales. Cuando alguien se va a mitad de temporada, o un cliente pide un documento de hace cuatro años, esa dispersión se vuelve un problema real.
Después está la seguridad, que ya no es teórica. El phishing de credenciales dirigido a firmas contables es común porque un solo buzón abre muchos clientes. Vemos el mismo patrón una y otra vez: una página de inicio de sesión convincente, un momento de prisa y un atacante con acceso a los archivos de preparación.
Qué te da un entorno mantenido
Una temporada más tranquila
Equipos renovados antes del pico, actualizaciones fuera de las semanas de vencimiento y soporte que responde cuando importa.
Archivos de clientes donde corresponde
Una estructura definida para documentos, con acceso por rol y no por quien tenga el archivo a mano.
Menos puertas al buzón
Autenticación multifactor, filtrado y controles de suplantación que encarecen el phishing de credenciales.
Respuestas que puedes dar a tus clientes
Una descripción clara y en lenguaje simple de cómo se guarda, respalda y protege su información.
Qué cubre nuestro soporte IT contable
No somos el proveedor de tu software fiscal o de gestión de práctica. Nuestro trabajo es el entorno alrededor: acceso, rendimiento, permisos, respaldo y seguridad.
Acceso al software de declaraciones
Estaciones y rutas de red configuradas para que el paquete fiscal corra a velocidad usable, incluidos entornos remotos y alojados.
Gestión documental y portales de clientes
Acceso confiable al sistema documental y a los portales, con permisos que reflejan quién trabaja realmente cada encargo.
Archivo de declaraciones anteriores
Respaldos y retención para poder producir una declaración de hace varios años cuando un cliente o un auditor la pida.
Flujos de nómina y write-up
Impresoras, escáneres y carpetas compartidas preparadas para volumen alto de documentos, no para uso ocasional.
Despachos con los que trabajamos
Firmas CPA y preparadores de impuestos
Prácticas con calendario fiscal estricto, personal de temporada y mucho volumen de registros confidenciales.
Servicios de bookkeeping y nómina
Ciclos mensuales donde una caída el día de la nómina se mide en confianza del cliente, no en minutos.
Departamentos contables internos
Equipos que necesitan sus sistemas separados del resto de la empresa sin perder acceso.
Situaciones que escuchamos con más frecuencia
Por qué las firmas contables nos eligen
Planificamos alrededor de los vencimientos
Renovaciones, migraciones y cambios mayores se programan lejos de los picos de temporada, no durante ellos.
Seguridad sin jerga
Recibes una descripción de lo que está implementado que puedes repetir a un cliente o a una aseguradora.
Un solo equipo para toda la oficina
Estaciones, red, correo, respaldo y teléfonos atendidos juntos, en lugar de cuatro proveedores culpándose entre sí.
Soporte local en todo Miami-Dade
Damos soporte a despachos contables y firmas CPA en todo el condado de Miami-Dade, Doral, Coral Gables, Brickell, Kendall, Hialeah, Aventura y Miami Lakes, incluidas firmas con personal trabajando desde casa en temporada.
Ver todas las áreas de servicioPreguntas sobre IT contable
Nos encargamos del entorno donde corren: las computadoras, la ruta de red a los datos, los permisos, la impresión y el respaldo. Cuando el problema está dentro de la aplicación del proveedor, abrimos el caso con su soporte y seguimos hasta resolverlo. No modificamos software de terceros sin su indicación.
Revisemos tu despacho
Cuéntanos cuántos preparadores y personal de temporada tienes, de qué sistemas fiscales y documentales dependes y qué te frena en temporada. Te responderemos con un plan y un precio mensual.